miércoles, 18 de marzo de 2015

¿COTIZA LA PRIMA DE ACCIDENTES COLECTIVO EN LA NÓMINA?

Esta cuestión ha dado mucho de sí, y aún hoy,  después  de más de una año, de la aprobación del RDL 16/2013 de  20 de diciembre del 2013, todavía hay cierta controversia. De hecho hay por ahí una creencia que dice que si está incluido en el convenio colectivo no hay que cotizar por él, otros en base a que el RDL habla de que la mejora de la prestación de la IT está exenta, dicen que tampoco. Pues señores nada más lejos de la realidad.

LA PRIMA DEL SEGURO DE ACCIDENTE DE TRABAJO,  aunque esté establecida por convenio colectivo, aunque no esté individualizada por trabajador, COTIZA

La clave para interpretar este RDL y la modificación que supone del artículo 109 de la LGSS está en dos modificaciones introducidas por la reforma: en su  punto 1 <<tanto en metálico como en especie>> precisión que no estaba en la redacción anterior y en su punto  2, al  establecer  una relación de números clausus <<Únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:>>. Frente a la redacción anterior que decía, <<No se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:>>. Por lo tanto lo que no está en esa relación es susceptible de cotizar en la nómina del trabajador. En el Boletín Red nº 10/2013 de 27/12/2013 la TGSS hace un cuadro resumen muy ilustrativo, que no deja lugar a dudas, más allá de las interpretaciones que cada uno quiera hacer de la lectura del  RDL en sí y del artículo 109 LGSS. Os dejo el enlace.

(http://www.segsocial.es/prdi00/groups/public/documents/binario/178628.pdf)

Os voy a poner un ejemplo, de la cláusula que os podéis encontrar en un convenio colectivo cualquiera:

<<Artículo 67. Póliza de seguros.
Las Empresas deberán concertar con la entidad aseguradora de su elección una póliza a favor de su plantilla de personal, en virtud de la cual se les garantice que, en caso de fallecimiento o de invalidez permanente en sus grados de absoluta o gran invalidez, derivados de accidentes de trabajo, percibirán una indemnización de siete mil doscientos doce euros. Para el caso de fallecimiento, las personas podrán designar el beneficiario de dicha indemnización; en su defecto, lo será el que lo sea legalmente.
Dentro del segundo semestre del presente año, se estudiará un modelo de póliza para que se garanticen otros accidentes que no sean sólo de trabajo.>>

La siguiente pregunta es ¿qué hacemos con la esa prima? Pues bien, en el caso de que no esté individualizado por trabajador, lo cual es muy común, tenemos que coger la prima de seguro y dividirla por los 12 meses que tiene el año, el resultado lo tenemos que dividir entre los trabajadores de la empresa y eso lo tenemos que meter en la nómina como retribución en especie de cada trabajador. 

Os voy a poner un ejemplo algo exagerado para que se vea con claridad: pagas 1.000 euros de póliza (realmente por 10 trabajadores puedes tener una prima anual de 40 euros) y tienes pongamos 10 trabajadores, las cuentas son simples:

1000 euros/12 (meses) = 83,33 euros/10 (trabajadores) = 8,33 euros/mes.


Cotización anual de la prima de seguro de accidente colectivo
Retribución en especie
Trab/meses
E
F
M
A
M
J
JL
A
S
O
N
D
Trabaj. 1
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Trabaj. 2
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Trabaj. 3
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Trabaj. 4
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Trabaj. 5
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Trabaj. 6
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Trabaj. 7
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Trabaj. 8
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Trabaj. 9
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Trabaj.10
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
Total men.
83,33
83,33
83,33
83,33
83,33
83,33
83,33
83,33
83,33
83,33
83,33
83,33

Así que en la nómina mensual en el concepto de retribución en especie le tienes que meter al trabajador esos 8,33 euros, cotizas por ellos, tanto en la base de cotización como en el IRPF.

Evidentemente una empresa que tenga mucha rotación se puede encontrar que casi todos los meses tiene que rehacer estos cálculos para adecuar las nóminas al número de los trabajadores que tenga.

Espero que os sirva mi artículo.

Un saludo.


JR

sábado, 7 de marzo de 2015

¿QUÉ ES UNA AUDITORIA LABORAL?

<< Me llamo Gonzalo Elices y durante casi diez años fui tutor del curso a distancia de auditoría laboral del Centro de Estudios Financieros. En uno de esos cursos conocí como alumno al creador de este blog, J.S. Ruiz Puertas. La extraordinaria participación de José durante el curso ocasionó que José y yo mantuviéramos una fluida relación, la cual, como dicen tantas sentencias de los Juzgados de lo Social, ha perdurado sin solución de continuidad.

Así, José, recientemente, me sugirió que participase en su blog mediante la publicación de algún artículo en el que explicase qué es una auditoría laboral.

Agradeciendo a José su invitación, traigo aquí el artículo que he preparado. He tratado de seguir la línea establecida por José en su blog, publicaciones breves y concisas a la par que nítidos y prácticos. De alguna manera, el entonces tutor de José, se convierte ahora en su alumno.

Antes de comenzar, invito a todo usuario para que haga llegar sus comentarios, sugerencias y críticas.>>


<<Qué es una auditoría laboral>>

<<Es el conjunto de actuaciones realizadas por profesionales independientes que llevan a cabo el análisis y revisión de la situación laboral de determinada entidad, mediante el estudio de la documentación e información aportada por ésta, reflejando en un informe final la situación real de la entidad auditada respecto al cumplimiento de las normas del Orden Social.

En definitiva, la auditoría laboral es un seguimiento de fases tasadas dirigidas a emitir un informe social.


Razones para realizar una auditoría laboral

A diferencia de otros ámbitos, no existe obligación legal de realizar una auditoría laboral, lo cual incide negativamente en la contratación de los servicios de auditoría laboral. En este sentido, debe señalarse que si bien la Directiva 2014/56/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 16 de abril de 2014, en su considerando cuarto, indica que “La auditoría legal exige un conocimiento adecuado de materias tales como el Derecho de sociedades, el Derecho tributario y el Derecho social,..”, ello no conlleva una obligación jurídica de realización de auditorías laborales. De hecho, en el cuerpo normativo de la citada Directiva está destinado en exclusiva a la auditoría de cuentas.

Sin perjuicio de lo anterior, sí existen razones que justificarían la realización de una auditoría laboral. Ahora bien, cuando en una empresa se informa de que va a procederse a realizar una auditoría laboral, ello suelo ocasionar resquemor dado que la palabra auditoría se asocia con inspección y fiscalización.

Para combatir dicho temor, debemos ofrecer una idea positiva de la realización de una auditoría laboral.

Para ello, podemos señalar que existen razones para realizar una auditoría laboral, como son:

a)           Prevenir y evitar conflictos laborales (por ejemplo, por existir un error en la aplicación del convenio colectivo), y sanciones administrativas (las previstas en el texto refundido de la ley de infracciones y sanciones en el Orden Social).
b)            Para conocer las contingencias y, cuando proceda, cuantificar éstas.
c)    Para, conocido todo lo anterior, aprovechar las ventajas que proporcionar una aplicación correcta de la normativa del Orden Social.
d)          Como medida informativa de la situación laboral de una empresa con anterioridad a su adquisición o control. Por poner un ejemplo, si auditamos una empresa que está en concurso con deudas de Seguridad Social, la cual pretende ser adquirida por nuestro cliente, informaremos de que, en aplicación de la declaración contenida en el auto del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE), de 28 de enero de 2015, dicha adquisición no conllevara la obligación de asumir las antedichas deudas si en el auto de adjudicación dictado por el juez se dispone que no se subrogará en esas deudas.


Requisitos que debe reunir quien realice una auditoría laboral

-                    Disponer de sólidos conocimientos de lo denominaríamos el bloque normativo Social (Derecho Laboral, Seguridad Social, Derecho Colectivo de Trabajo, Prevención de Riesgos Laborales, Jurisdicción Social, poder sancionador de la empresa), así como en materias que inciden en el ámbito laboral (principalmente, igualdad, acoso y protección de datos personales).
-                    Conocimientos, al menos, básicos en mercantil (por ejemplo, no es lo mismo un contrato de alta dirección que se ha suscrito con un administrador único, que ese mismo contrato si se ha suscrito con un consejero no ejecutivo).
-                    Experiencia previa y amplia como asesor, consultor, abogado (en todos los casos, laboral).
-                    Independencia y objetividad, notas que diferencian claramente las funciones que desarrolla la auditoría laboral de las desarrolladas en el asesoramiento jurídico laboral, consultoría laboral, etc. Es de destacar que el Gobierno aprobó en su reunión de Consejo de Ministros de 26 de enero de 2015 aprobó el anteproyecto de la Ley de Auditoría de Cuentas. Este anteproyecto está dirigido a adaptar la independencia del auditor a las exigencias establecidas por la normativa comunitaria. Es obvio que la independencia del auditor es clave en toda auditoria puesto que el temor a perder un cliente puede terminar influyendo, como ya ha acontecido en determinados informes de auditoría de cuentas, tanto en el contenido, como en el sentido del informe emitido.
-                    Ello supone que no cabe el desempeño simultaneo para una misma entidad (entidad en su sentido más amplío: empresa, fundación, sindicato, etc.) de las funciones de auditor laboral y las de asesor laboral.
-                    A mayor abundamiento, si se ha realizado previamente labores de asesoramiento jurídico laboral o consultoría laboral para una entidad, no cabe que, con posterioridad, se ejerza de auditor para esa misma entidad, puesto que se entendería que nuestra objetividad está contaminada.

Respecto a la persona del auditor, conviene traer aquí la sentencia Audiencia Provincial de Madrid (Sección 28ª) de 14 de marzo de 2014, ya que si bien ésta se alude a la naturaleza y labor del auditor de cuentas, lo por ella señalado, sería de aplicación al auditor laboral. Dice así:

la labor del auditor de cuentas no es la de un árbitro, sino la de un arbitrador. Su labor no es la composición extrajudicial de una controversia jurídica, sino que solventa un extremo no jurídico de una relación jurídica, como es el señalamiento del precio en la compraventa (en este sentido, Sentencias de la Sala 1ª del Tribunal Supremo de 10 de marzo de 1986 y 29 de noviembre de 2000). Es unánime la crítica a la norma técnica del ICAC sobre realización de este tipo de informes cuando afirma que en estos casos el auditor actúa como árbitro, lo que ha de ser considerado como una simple imprecisión en una norma que va destinada a establecer criterios para la actuación del auditor, no a realizar consideraciones de dogmática jurídica sobre la naturaleza de la intervención del mismo. La labor del auditor en estos casos consiste en lo que se ha venido a llamar arbitrio de determinación, concretamente la determinación del precio (art.1447 del Código Civil), que tiene aplicaciones particulares en la normativa societaria en lo relativo a las cláusulas de adquisición preferente) y es de naturaleza objetiva, pues no se deja a la buena fe del arbitrador, a su propio o peculiar parecer, sino que exige de éste que se ajuste a unas reglas, propias de su cualidad de auditor, como se examinará más adelante”.


Qué debe conseguirse en la realización de una auditoría laboral

-                    La obtención de evidencia suficiente  y adecuada que soporte la opinión emitida.
-                    La evidencia es un hecho, o conjunto de hechos, que, una vez comprobado (esto es, si existe o no una infracción), sea suficiente para sostener una conclusión.
-                    Para que exista infracción, ésta debe estar tipificada y sancionada.
-                    La tipificación y sanción de las infracciones del Orden Social está contemplada principalmente en el texto refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto).
-                    No cabe admitir infracciones que no estén tipificadas y sancionadas en una norma de rango legal.
-                    Hay que estar atento a las constantes actualizaciones de la antedicha norma legal.
-                    En la auditoría laboral también debemos comprobar si existe algún riesgo probable (atención, no sigo aquí el significado que dicho concepto tiene en la auditoría de cuentas).
-                    El riesgo probable es una actuación u omisión que conlleva un riesgo de inicio de una acción judicial (por ejemplo, si se han encadenado sin solución de continuidad sucesivos contratos de trabajo temporales, cuando se decida finalizar definitivamente dicha relación laboral, existe riesgo de que se demande por despido por considerar que la relación era indefinida).
-                    Se trate de una infracción tipificada y sancionada o de un riesgo probable, debemos cuantificar dicha contingencia.
-                    Cuantificar no significa que siempre debamos dar una cuantía exacta de la infracción o el riesgo pero si debe ser probable.


Fases de una auditoría laboral

En la auditoría laboral, a diferencia de la auditoría de cuentas, no existe una fase previa destinada a la elaboración de un documento de igual naturaleza al denominado estado de cuentas. No obstante, las empresas generan documentación relevante a efectos de una auditoría laboral, como son, por ejemplo, los contratos de trabajo o las nóminas.

La primera fase sería la dirigida a conocer cuál es el objeto del encargo. Esta fase sirve para ser informado de los plazos para revisar la documentación, de si existen límites en el análisis de la documentación o de la identificación de las personas de contacto. Es aquí donde aparecen dos documentos importantes en la auditoría, el contrato de prestación de servicios de auditoria laboral y la carta de manifestaciones. El primer documento debe reunir los mismos requisitos que cualquier otro contrato de prestación de servicios. El segundo, cuyo nombre completo es carta de manifestaciones de la dirección de la entidad, es el documento es elaborado por quien o quienes ostente la administración de la empresa a auditar, la cual hace una declaración responsable sobre la situación sociolaboral de la empresa. Así, si dicha administración tiene conocimiento de la existencia de alguna contingencia, debe señalarla expresamente.

La segunda fase consiste, en función de las áreas que abarque la auditoría laboral a realizar, en requerir la información y documental necesaria para analizar la situación sociolaboral de empresa. No hace falta aclarar que aquí es necesario que la empresa auditada actúe con transparencia e integridad, es decir, que no oculte información, oculte documentos, etc.

La tercera fase es el estudio y análisis de toda la información recopilada y documental aportada.

Y la cuarta fase sería la destinada a la emisión del informe de auditoría y a exponer las posibles actuaciones a realizar. Algunos profesionales recomiendan redactar dos informes, uno estrictamente profesional, que se dirigirá a los profesionales laboralistas del cliente que a contratado los servicios de auditoría y otro dirigido a la dirección del cliente. Este segundo documento debe estar redactado en términos más accesibles para aquellos que no son profesionales en materia laboral, pero obviamente, sin ocultar, por ejemplo, las contingencias más severas ni omitir las conclusiones más relevantes.


Áreas o temas a tratar en una auditoría laboral

Al exponer con anterioridad la razones para la realización de una auditoría laboral, aludimos a la Directiva 2014/56/UE, la cual señala que para la realización de una auditoria legal era necesario tener conocimientos en Derecho de sociedades, Derecho tributario y Derecho social. Ello se debe a la interconexión que tienen dichos tres Derechos. Así, por poner un ejemplo, los grupos de empresa, son objeto de estudio por ambos tres derechos, haciéndose necesario conocer los criterios que cada uno de los citados Derechos para dichos grupos.

Por tanto, una auditoria laboral completa puede conllevar a tener que analizar cuestiones no solo laborales, sino también mercantiles y tributarias.

Por ello, un listado de áreas a analizar en una auditoría laboral completa podría ser el siguiente:

-        Naturaleza jurídica de la empresa a auditar y análisis de su estructura tanto interna, como, en su caso, externa.
-        Exposición de la normativa de aplicación, con especial incidencia en la determinación del convenio colectivo de aplicación.
-        Estructura de la plantilla.
-        Materia contractual.
-        Materia retributiva.
-        Sistema y tiempo de trabajo.
-        Seguridad Social.
-        Aspectos colectivos.
-        Aspectos administrativos.
-        Contenciosos.
-        Prevención de riesgos laborales.
-        Acoso laboral.
-        Igualdad mujer y hombre.

No obstante, nada impide que se realice una auditoría laboral parcial, esto es, sobre una determinada área.

Breves consejos para la elaboración del informe de auditoría laboral

Estos consejos son parte de los que di a mi alumnado de auditoría laboral durante el tiempo que fui su tutor.

-                    En el Informe de auditoría laboral deben constatarse todas las incidencias que se detecten. Además de ello, las incidencias deben formularse en la forma propia de un informe de auditoría laboral. Esto es, no debe señalarse "aquí hay un error", “hay una infracción”, o algo análogo, sino que debe utilizarse el esquema siguiente:

          Precepto infringido:     Artículo XX ET, Seguridad Social, PRL, etc.
          Precepto tipificador:    Artículo XX del TRLISOS.
      Sanción: Según el artículo 40.1 del TRLISOS se impondría una multa de hasta XXXX euros.

No hace falta aclararlo, pero aun así lo digo, TRLISOS es Texto refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, que para la realización de una auditoría laboral, es su norma de referencia.

Y no olvidar comprobar si esa falta está prescrita, pues entonces, ya no hay incidencia.

-                    Recordar que la información que una cosa es la información que transmite la empresa y otra la que obra en la documental que nos aportan. A veces esta información no coincide e incluso, en ocasiones, son contradictorias. Ni decir tiene que prevalece la información obrante en los documentos aportados.

-        No olvidar que las diferentes áreas que conforman una auditoría laboral están relacionadas. Pongo un ejemplo, ocurría que parte del alumnado al elaborar su supuesto global, al llegar a la parte contractual, especificaba como información económica la que constaba en los correspondientes contratos olvidando cotejar esa información económica con la obrante en las correspondientes nóminas. Evidentemente los salarios pactados en su momento en el correspondiente contrato estaban actualizados en las nóminas, pero ello se obviaba por parte de ese alumnado.

-                    La determinación del convenio colectivo de aplicación es fundamental en el Informe de auditoría laboral. Y, por cierto, no hay que olvidar que una cosa es el convenio colectivo que la empresa aplica y otra el que igual debería aplicar. La determinación del convenio colectivo sirve para conocer cuáles son las normas de aplicación para cada área en que se estructura el Informe. Recordar que en los convenios colectivos constan, por ejemplo, las tablas salariales, con lo que, cuando se analice la estructura salarial, hay que tener bien claro cuál es el convenio colectivo de aplicación que, repito, puede que sea el que dice la empresa o puede que sea otro.

-                    En el área “estructura salarial”, debe comprobarse si los conceptos que percibe la plantilla de la empresa auditada, se corresponden, en cuantía, denominación y grupo/categoría profesional, con los que constan en el convenio colectivo de aplicación. Caso de no ser así, es decir, tanto si la empresa abona cuantías inferiores, como superiores a las que deberían ser, debe analizarse el riesgo económico que asume la empresa con dicha actuación, en un caso sería por infracoste y en el otro por sobrecoste. En caso de infracoste debe comprobarse su influencia respecto a las cotizaciones a la Seguridad Social puesto que estaríamos ante una grave contingencia dado que se estaría cotizando por cuantías inferiores a las que deberían ser, siendo entonces un caso de infracotización.

-                    Debéis ser coherentes en vuestro Informe. Me explico. Si en la parte referida a la determinación de las normas de aplicación a la empresa en cuestión, señaláis que el convenio colectivo de aplicación es X, debéis tenerlo en cuenta en las restantes áreas de la auditoría laboral sin olvidar, al mismo tiempo, el convenio colectivo que la empresa señala como de aplicación.

-                    Y, por último, lo que siempre os digo, aquí sois auditores laborales, no asesores laborales, por tanto, limitaros a comprobar si la situación de la empresa es conforme a la normas del Orden Social. Por tanto, omitir sugerencias, recomendaciones, etc. Por poner un ejemplo bastante explicito, un asesor laboral puede sugerir incurrir en determinados incumplimientos por valorar que el riesgo de sanción es mínimo y, en su caso, el coste de la infracción es inferior al beneficio económico obtenido. Para quien hace una auditoría laboral, lo anterior siempre será una infracción, no contempla ese posible beneficio económico, o esa minusvaloración de riesgo de sanción.


Finalización de una auditoría laboral

Dado que la presente publicación pretende dar unas breves pautas explicativas sobre qué es una auditoría laboral, digamos que el informe final puede concluir señalado:

Conformidad. Esto es, que aunque haya podido observarse algunas irregularidades, ninguna de ellas es relevante por lo que la situación socio laboral de la empresa auditada es aceptable.

Disconformidad. Donde obviamente, hay sus graduaciones, pero, que sería aquel donde se concluye que la situación sociolaboral de la empresa auditada no es razonable.


Sin emitir opinión, debiéndose ello a que se ha constatado que, por ejemplo, se ha hecho entrega de la documentación solicitada o ésta se ha entregado manipulada, que se ha comprobado que existe un incumplimiento sistemático de la normativa laboral, etc., todo lo cual suponen tantos impedimentos a la ejecución de la auditoría laboral que no estamos en capacidad de emitir, y no emitimos, opinión alguna sobre la información y documentación que han presentado a nuestro examen.>>


Agradecimiento al  autor:

Siempre he pensado que un profesional, por bueno que sea, no puede ser experto en todo, así que siguiendo esa máxima le pedía a Gonzalo que escribiera sobre las auditorias laborales, tema que conoce en profundidad. Muchas gracias por aceptar y como siempre un placer contar con tu participación y conocimiento. 

Quiero destacar una cualidad de Gonzalo como profesor y profesional que para mí es muy importante, cuando le haces una pregunta sobre un tema que no conoces, en vez de darte la solución, que sería lo más fácil, te ayuda a encontrarla. No será la primera vez que ante una pregunta mía me envía textos y documentos para que los lea y busque la respuesta correcta. Gracias, haber realizado el curso de auditoria laboral y poder contar contigo, me ha ayudado a mejorar en mi trabajo.

Un abrazo.

JR