COTIZACIÓN DE LOS INCENTIVOS EN LA NÓMINA. Parte 2 .Cálculo de nóminas y seguros sociales.

El 23-05-2013 publiqué el artículo COTIZACIÓN DE LOS INCENTIVOS EN LA NÓMINA, artículo que ha tenido mucho éxito y de vez en cuando me llegan consultas para ver a efectos de seguros sociales cómo se haría. En el artículo yo explicaba que cuando pagamos incentivos a personas que no están topadas es necesario realizar un cálculo para no dejar de cotizar parte del incentivo. De no hacerlo así nos exponemos a que la Inspección de Trabajo nos llame un día y nos pida explicaciones. 

¿Qué hace la Inspección? Pues se sacan las bases de cotización de los trabajadores de forma anual, que todos comunicamos,  y cuando ven que un trabajador un mes está topado y al mes siguiente vuelve a no estarlo se lo apuntan y te solicitan que lo expliques. 

Planteemos varios  ejemplo para verlo con más facilidad. La base máxima de cotización  para el año 2017  es de 3.751,20 euros. 

1- Un trabajador tiene una base de cotización de 2.000 euros mensuales y en julio le queremos dar un incentivo de 1.300 euros. Así que cogemos  esos 1.300 y se lo metemos en la nómina de julio creando un concepto que pone bono.  Como ese mes el señor tendrá una base de 3.300 euros no hay ningún problema ya que hemos cotizado el incentivo en su totalidad. Pues señores no es la forma correcta de hacerlo ya que a efectos de prestaciones estamos inflando la base. Si ese señor sufre una incapacidad temporal  en agosto cobrará sobre la base de cotización de julio que lleva 1.300 euros que no deberían estar. Si en agosto lo despidiéramos también estaríamos distorsionando la prestación.

2- Un trabajador con una base de 3.500 euros mensuales al que le pagamos un incentivo de 1.300 euros. Se los pagamos en julio y los cotizamos el mismo mes. Evidentemente estamos dejando de cotizar 1.048,8 euros. 

3- Un trabajador con una base de 3.751.20 euros, le podemos pagar el incentivo que queramos que, hasta que no lo cambie la Ley, no afecta a la cotización.

Yo estuve indagando en mi programa de nóminas para ver si me daba alguna posibilidad sencilla. De hecho te permite pagar un concepto un mes y decirle que se cotice a futuro. En el ejemplo número dos cogeríamos los 1.300 euros los dividimos entre seis  meses y le decimos al programa que cotice ese importe añadido hasta diciembre. Problema, que seguimos falseando las bases a efectos de prestaciones, durante seis meses el trabajador tendrá una base superior a la que le corresponde y en el caso que despidamos a ese señor antes de finalizar esos seis meses dejaríamos de cotizar una parte. Por lo tanto no es la solución.

Al final solo nos queda una posibilidad, algo más complicada, tenemos que hacer una nómina de atrasos, sí he dicho atrasos. El incentivo no se puede pagar en la nómina mensual, por los problemas que más arriba os he expuesto. Hay que crear un concepto que sea ATRASO INCENTIVO o ATRASO BONO y ahí metemos el importe que queremos pagarle al trabajador. Dependiendo del periodo de generación del incentivo le decimos al programa desde qué mes hasta qué mes debe realizar el cálculo de atrasos y solucionado. Si según nuestro planteamiento pagamos el incentivo en julio del 2017 y el incentivo es semestral deberíamos cotizar atrasos de enero a junio. Hemos realizado la cotización correctamente y nos evitamos el recargo del 20% caso de que nos llamen y en un caso extremo la sanción. 

Espero haber aclarado alguna duda al respecto.

Un saludo.

JR

INSTALADOS EN LA INEQUIDAD

Lo primero que os quiero decir es que para dedicarte a los recursos humanos te tiene que gustar la gente, que una de nuestras funciones es intentar gestionar a las personas que están en nuestro entorno para lograr que se desarrollen adecuadamente dentro de él y para lograr eso tenemos que escuchar, sí digo escucharlos, no simplemente oírlos. Hay que ser capaz de interiorizar lo que nos cuentan, analizarlo y buscar como dirigirlos para lograr conseguir la máxima satisfacción para él y para nuestra Empresa. 

Conforme van pasando los años, vas adquiriendo más experiencia, consigues que la gente se abra a ti y sean capaces de contarte sus problemas, sus sentimientos, no solo los laborales, también cuando tienen un problema en casa y necesitan desahogarse con alguien que no los va a juzgar. Evidentemente no somos los reyes magos y no todo lo podemos solucionar, de ahí que os haya dicho que nuestro trabajo muchas veces es reorientar las expectativas que nos trae cada uno. Un jefe  mío se enfadaba y cuando me veía con uno y con otro, los llamaba roba tiempo,  me instaba a no perderlo con ellos. Personalmente no estoy de acuerdo con esa forma de pensar, si no te gustan las personas no puedes ser un buen Director de recursos humanos. 

Volviendo a esa palabra, INEQUIDAD, la inequidad es un sentimiento que todos tenemos en algún momento a lo largo  de nuestra vida laboral. Ese sentimiento tiene un componente objetivo, la situación en la empresa y un componente subjetivo, nosotros y nuestra percepción de las cosa. Se produce cuando una persona tiene el convencimiento que da más de lo que recibe, evidentemente es aplicable a todos los campos de nuestra vida. En el ámbito laboral es muy común, son muchas las personas que piensan que aportan más a la empresa de lo que ésta les da. No hablo solo de dinero, evidentemente ninguno vamos a estar conformes nunca con nuestro sueldo, lo que se trata es de llegar a un equilibrio entre la parte emocional y económica de nuestro trabajo.

Una persona que se instala en este sentimiento va bajando su rendimiento, sus ganas, su pasión y en la mayoría de los casos termina por abandonar la empresa. Somos nosotros desde la Dirección los que tenemos que ser capaces de ver cuándo se está generalizando este sentimiento y sus manifestaciones. 

Todos hemos oído frases del tipo: <<que corra él que cobra más que yo>>, <<ojo que la empresa no es mía>>, <<qué crees que vas a heredar la empresa>>, etcétera. Todas estas frases son típicas de personas que creen que aportan más de lo reciben. No es un sentimiento que se instale solo entre los trabajadores de cuello azul, la mano de obra directa, sino que también entre los señores de cuello blanco. Todos somos susceptibles de vernos afectados por él.

En mi visita a una  fábrica, un trabajador me preguntó  si yo estaba allí para defender a la empresa o a los trabajadores. Yo le respondí: 

<<A los dos nos paga el mismo, por lo tanto los dos estamos aquí para defender a la Empresa>>. 

¿Cómo detectarlo? Podemos ir desde un estudio de clima laboral hasta algo tan sencillo como  prestar atención a lo que nos cuentan. Sigo insistiendo que parte de nuestro trabajo es hablar con el personal.

Cómo solucionarlo es mucho más difícil, deberíamos ser capaces de verlo venir, una vez instalado ese sentimiento es muy complicado reconducirlo. 

El primer paso para poder evitarlo sería tener bien definidos los puestos de trabajo, consiguiendo que la carga de cada uno de ellos sea equilibrada. Muchas veces cuando una persona no es capaz de sacar su trabajo adelante no es culpa suya, somos nosotros los que hemos sobrecargado de tareas ese puesto. ¿Qué hacemos? Tan sencillo o complicado como hacer una análisis de puesto de trabajo de toda nuestra plantilla, sabiendo qué puestos tenemos, qué se hace en cada uno de ellos tenemos mucho camino recorrido. Nos sorprenderá, seguro, saber  lo que hacen algunas personas sin que nosotros lo sepamos, simplemente porque han ido sumando tareas en su día a día.

Una vez que sepamos qué puestos tenemos, qué funciones, tareas, realizan veamos qué capacidades, qué cualidades deben tener las personas que los ocupan. Nos podemos encontrar con trabajadores que están sobrecualificados para el puesto que ocupan y viceversa, lo cual crea también insatisfacción. Terminamos el círculo fijando una política salarial por bandas salariales de forma que una persona cuando entra en un puesta pueda conocer sus expectativas de futuro.

En la vida de una empresa, conforme va creciendo, van surgiendo necesidades nuevas de personal, la necesidad de cubrir nuevos puestos, también porque haya personal que se vaya.  Éstos se pueden cubrir recurriendo al mercado o promocionando a personal interno, yo recomiendo siempre buscar primero dentro, si no encontramos recurrimos al mercado entrando en el juego de la oferta y la demanda. Lo cual suele suponer que tenemos que pagar más por atraer talento a nuestras empresas. Sin embargo debemos tener presente que se trata, no solo de atraer el talento, sino de conservar el que tenemos dentro.

Aquí entran en juego los fichajes. Si no tenemos cuidado  éstos pueden desequilibrar el estatus de nuestro personal, que ve como personas que entran del exterior cobran más que ellos, estando en niveles de responsabilidad similar.  No nos sorprendamos, yo he visto a trabajadores enseñarse la nómina unos a otros para ver qué cobran los demás. Los mandos intermedios y directivos no lo hacen así, pero sí que hablan para ver cuál es el nivel salarial de cada uno. Evidentemente no podemos poner puertas al campo,  cada uno decide qué sueldo ofrecer, el ejemplo más escandaloso lo vemos en el mundo del fútbol, pero debemos conseguir que nuestro personal esté cómodo con su sueldo y su trabajo, eso pasa por lograr un equilibrio entre los requerimientos del puesto y la retribución psicológica y económica de éste. 

Sí hablo en primer lugar de la retribución psicológica, las personas necesitamos saber que nuestros superiores valoran nuestro trabajo y saben qué hacemos realmente.

En una ocasión haciendo un análisis de puestos por departamento, el Director de RRHH, con el cual conservo una gran amistad a pesar de los años trascurridos, me comentó de forma cariñosa <<no pongas tantas cosas que nos haces quedar mal a los demás>>.

Como empresa tenemos la obligación de tratar de poner los medios para que objetivamente nuestros empleados estén en una situación de confort, una vez lograda ésta veremos como la productividad en nuestra empresa ira mejorando. 

Atención tal y como os he comentado una parte importante de la inequidad es su componente subjetivo, nosotros,  tenemos que tener cuidado con no confundir nuestras necesidades económicas con el valor que tiene realmente nuestro trabajo. De ahí que sea muy importante que la empresa tenga correctamente diseñados los puestos.


Espero que os haya resultado interesante.


  JR

LOS PROGRAMAS DE NÓMINAS TAMBIÉN SE EQUIVOCAN.

En esta entrada voy a hablar de varios programas de nóminas, de mi experiencia con ellos y mi valoración personal. A lo largo de mi vida laboral he trabajado con tres programas básicamente:

1- NCS LABORAL, del año 2000 al 2002 y del 2013 hasta la actualidad como autónomo.

He de decir que de los programas que conozco el de NCS es un programa fiable, sin grandes pretensiones, que lo hace todo. Evidentemente tiene aún mucho camino por recorrer pero me costa que están en ello. Un programa a seguir y con muchas expectativas de futuro.

Si quieres fiabilidad en lo que haces, lo que usamos el 90% de los asesores e incluso las empresas, yo apostaría por ellos. Además la atención telefónica es buena, con personal competente, con formación laboral y  que entienden que están ahí para ayudarte.

Es un programa que cuando das de alta a un trabajador no te permite pasar de pantalla hasta que no has grabado los datos necesarios, lo cual te evita luego dolores de cabeza.


Si no has actualizado el calendario laboral de la empresa, no te deja calcular las nóminas, lo cual es una ventaja.

No me ha gustado que cuando haces un certificado de empresa de trabajadores que han trabajado por horas, el solo no suma esas horas y lo distribuye en el certificado. De hecho te deja mandarlo sin esa suma lo cual da error en Certifica. A mejorar ese punto.

Se queda corto en cuanto a los informes que permite generar. 

Es fácil de actualizar y de hacer copias de seguridad.

El precio es razonable. Mis felicidades.

2- A3 nom. del año 2002 al 2005, en que la empresa decidió  externalizar la realización de las nóminas  a una asesoría que trabajaba con el mismo programa. 

Es un buen programa que  permitía pasar a Excell la gran mayoría de la información que había en él. Personalmente me gustaba bastante. Está muy probado y fiable. 

A nosotros el soporte nos lo daban desde Barcelona, correctos y eficientes.

Era fácil de actualizar y de hacer las copias de seguridad.

El precio es elevado. 

4- A3 Recursos Humanos, en la actualidad.

Es un RP tan tan bueno que te ayuda a cometer errores. NO me he confundido y me explico, te da tantas posibilidades y te permite hacer tantas cosas que es más fácil equivocarse que con otros. 

Voy a poner varios ejemplos:

a) Calculas un finiquito de un trabajador y le pagas vacaciones. Pues bien el programa permite que mandes el certificado de empresa sin esas vacaciones que le has pagado en la nómina y evidentemente que comunicas en el TA2 de baja. Ya sabes que si no has marcado que el certificado incluya las vacaciones pagadas no las mete. 

Yo me pregunto en el ¡nombre de Cristo! para qué quiero mandar el certificado de empresa sin las vacaciones que le he pagado. Lo único que consigues es que te llamen del INEM.

b) Cuando das de alta a un trabajador, el programa te permite pasar sin grabar el grupo de cotización. Eso si que no lo entiendo. Salvo que sea un autónomo, para qué sirve eso. Vamos que si doy de alta a un trabajador y no le metes el grupo de cotización lo que pasa es que no cotizas a la seguridad social por el trabajador. ¿Por qué deja hacer eso? No lo entiendo. También te deja pasar sin determinar el tipo de paga extra y no hay aviso de error por ninguna parte.

c) Te deja realizar el cálculo de las nóminas sin haber actualizado los calendarios laborales, lo cual puede ser un inconveniente cuando algunos conceptos de cobro estén vinculados a los días laborales del año.

d) Este punto no es que te de la posibilidad de equivocarte, es que el programa no hace los cálculos correctamente.  El cálculo de atrasos, cuando calculas los atrasos de trabajadores a los cuales les has subido la categoría durante el año, no hace el cálculo bien en automático. Te toca ir trabajador por trabajador y rectificar los cálculos del programa. Si un trabajador de enero a junio era peón y en julio le has subido la categoría a oficial 3, lo normal, salvo que me digáis que estoy equivocado, es que de enero a junio se le calcula los atrasos de peón y de julio a diciembre los atrasos de oficial 3. Por favor si no es así que alguien me lo explique. 

Yo me pregunto, para qué tiene un apartado que puedes marcar para que tenga en cuenta los cambios de categoría si luego no lo hace en los cálculos.

En diciembre no solucionaron ese problema y ahora que he tenido que volver a hacerlos y continua igual. Supongo que hay cosas más importantes que ésta.

Es difícil de actualizar, no tiene un sistema sencillo para hacer las copias de seguridad.

Es caro.

En cuanto a los informes reconozco que te deja sacar informes con toda la información que le has metido al programa, lo cual es una clara ventaja a la hora de realizar análisis de información. 

Es un programa que requiere tener unos amplios conocimientos de su funcionamiento. Conforme lo voy conociendo me va gustando más, pero es un programa de nivel experto.

Comentario general

En más de un programa echo de menos que no tengan presente que muchos de los que lo usamos lo hacemos como complemento a nuestro trabajo. Lo que a un departamento de RRHH le da valor no es hacer las nóminas y los seguros sociales, que por supuestos hay que hacerlas y hacerlas bien, lo que nos da valor son llevar las políticas de personal, de prevención de riesgos laborales, de clima laboral, los juicios, etcétera. Las nóminas son algo complementario a nuestro trabajo, por lo tanto cuanto más sencillo el funcionamiento y cuanto más avisos te dé el programa mejor. 

Un saludo.

JR